Beispiel für Office VBA Lösung Nr. 2
Excel-Tool:
Drehbuch-Erstellungs-Tool für M.I.T multimedia GmbH
Problemstellung:
Für die Online Lernplattform SCOYO sollen von vielen Autoren mehrere hundert Drehbücher mit Story und Lernübungen geschrieben werden. Die Drehbücher sollen eine definierte Struktur mit verschiedenen Elementen haben, die in Adobe Flash zu einer Interaktiven Lern- und Unterhaltungssoftware umgesetzt werden.
Das standardisierte Modulformat für ein Drehbuch
Storyteile müssen von einer Filmproduktion mit animierten Grafiken und Sprechern erstellt werden. Die Lernteile müssen sich nach Templates für einer Reihe von vorgegebenen Aufgabentypen richten (z.B. Multiple Choice mit Texten, Drag & Drop mit Bildern, …).
Eine fertige Drag & Drop Übungsaufgabe
Der Aufwand für die Produktion einzelner Module kann nur im Rahmen bleiben, wenn die vielen hundert textlichen, grafischen und akustischen Elemente eines Drehbuchs automatisch ausgelesen werden können. Alle Eingaben für das Drehbuch müssen daher für einen Ausleseautomaten indiziert sein. Das Drehbuch muss außerdem für die Autoren leicht zu erstellen und für das fachliche Review übersichtlich bleiben.
Der Versuch diese Drehbücher mit Hilfe von Vorlagen in Word Tabellen umzusetzen, erwies sich bald als undurchführbar. Zum Einen arbeiten viele Autoren mit Apple Macintosh Systemen, auf denen größere Word Tabellen regelmäßig zu Abstürzen führen. Zum Anderen wäre das exakte Einhalten der Vorlagen für die Lernaufgaben und die Indexierung der einzelnen Elemente per Hand nur mit einem hohen Aufwand möglich und würde zu einer große Fehlerquelle führen.
Die Lösung:
Das speziell entwickelte Excel-Tool ermöglicht die Erstellung eines Moduls gemäß der Vorlagen mit wenigen Mausklicks und einfachen Texteingaben. Alle Elemente, die für die automatisierte Umsetzung benötigt werden, liegen komplett in einer Datei vor und werden automatisch eindeutig indiziert.
Verwaltung der Struktur des Lernmoduls
Für jedes Modulobjekt wird per VBA Makro ein eigenes Blatt erzeugt, das genau die für den gewählten Typ nötigen Eingabefelder beinhaltet. Zusätzliche Eingabefelder können einfach per Button erzeugt oder überflüssige wieder gelöscht werden, ohne dass sich der Autor um die Indexierung Gedanken machen muss.
Storyobjekt des Drehbuchtools
Die für die Erstellung der diversen Interaktionstypen notwendigen Felder stehen sofort zur Verfügung und müssen nur noch mit Inhalten gefüllt werden.
Interaktionsobjekt im Drehbuchtool
Über die Toolsteuerung lassen sich viele hilfreiche Exceleinstellungen vornehmen und zahlreiche Prozesse einfach und sicher per Makro durchführen. So können z.B. auf Knopfdruck
- bestimmte Teile für verschiedene Produktionsstellen ausgedruckt werden.
- für Sprechertexte Auszüge in einer neuen Datei erstellt werden.
- für bestimmte Sprecher formatierte Ausdrucke erzeugt werden.
- für eine die XML Datei der Flashumsetzung spezifische Daten ausgelesen und in einer neuen Datei gespeichert werden.
Steuerungsmaske des Drehbuchtools
In einem Blatt werden alle die für die Kostenkontrolle notwendigen Informationen des Drehbuchs gesammelt und übersichtlich dargestellt. So sind die Anzahl und Längen der Animationen und Sprechertexte des gesamten Drehbuchs sofort ersichtlich.
Statistik zum fertigen Drehbuch
Durch die individuelle Excel Lösung konnten die Drehbücher von den Autoren einfach geschrieben und von den Produktionsstellen optimal umgesetzt werden. Das Tool konnte zur Produktion von vielen hundert Modulen erfolgreich eingesetzt werden und der Anteil der Investition in das Tool betrug am Ende nur wenige Prozent der gesamten Kosten.
Nur einige der vielen weiteren Besonderheiten der Excel VBA Lösung:
- Die Vorlagen für die Übungsaufgaben sind in einem seperaten Addin ausgelagert, dass sich für alle Nutzer des Tools automatisch per Internet von zentraler Stelle aus aktualisieren lässt.
- Fehlende oder inkorrekte Eingaben werden farblich hervorgehoben.
- Zentrale Angaben zum Modul und die Lernziele können bei Neuanlage eines Drehbuchs aus einer vorgegebenen Datei schnell eingelesen werden.
- Eine integrierte Stoppuhr ermöglicht dass einfache Ermitteln der Sprechzeiten und trägt das Ergebnis automatisch an die passende Stelle ein.
- Für die Grafiken aus Lehrbüchern verwendeten Materialvorlagen können einfach über Kürzel referenziert werden, so dass eine Übersicht über alle verwendeten Quellen erstellt wird.
