Beispiel für Office VBA Lösung Nr. 3
Powerpoint-VBA-Template:
Master Vorlage (.pps) für GÖRG Rechtsanwälte
Problemstellung:
In einem Verbund von über 150 Rechtsanwälten müssen an mehreren Standorten schnell und einfach Powerpoint Präsentationen erstellt werden, die stets ein einheitliches Layout aufweisen und auf Daten und Inhalte zurückgreifen, die von einer zentralen Stelle aus stetig aktualisiert werden.
Bilderpool für die Themenbilder der Folien
Die Präsentationen sollen einem Firmendesign entsprechen, das auf einem großen Pool von Themenbildern aufbaut. Es wird eine Powerpoint Vorlage mit einem Titelblatt, mehreren Standfolien und flexiblen weiteren Folien benötigt, mit der deutsch- und englischsprachige Präsentationen erzeugt werden können. Am Ende der Präsentation sollen Folien mit diversen Inhalten zu den Rednern angehängt werden, wie z.B. Kontaktdaten, Portraitbild, Lebenslauf. Diese Inhalte sollen aus einer Datenbank von einem Webserver entnommen werden.
Beispielfolien der GÖRG Präsentation
Die Lösung:
Eine Master Powerpoint Präsentation mit umfangreichen VBA-Funktionen ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Erstellung von neuen Präsentationen gemäß allen Erfordernissen. Über einfach zu bedienende Maske lassen sich die Daten, Bilder und Teilpräsentationen über Internet aktualisieren. Angaben für die Titelfolie erfolgen in komfortablen Eingabefeldern, Standardfolien und fertige Präsentation zu einzelnen Fachgebieten können per Mausklick zusammengestellt werden. In der Datenbank vorhandene Rechtsanwälte stehen für Profilfolien zur Auswahl und werden mit allen Daten automatisch angelegt.
Steuerungs- und Eingabemaske Master Vorlage
Beim Start der Masterpräsentation (MasterPPT) im PPS Format erscheint automatisch die Maskenfolie. Versteckt in der MasterPPT liegen, neben der Titelfolie und den Vorlagen für die Rednerfolien, zehn Standardfolien in zweisprachiger Version vor. Bei einer Initialisierung wird zunächst überprüft, ob über FTP eine neuere Version der MasterPPT bereit liegt. Änderungen darin können somit von zentraler Stelle aus umgehend an alle Nutzer der MasterPPT weitergeleitet werden.
Nachdem die Verwendung der neusten Version gewährleistet ist, werden alle zur Auswahl stehendenen Bilder, Unterpräsentationen und Rednerdaten und -portraits auf Aktualität geprüft und bei Bedarf automatisch heruntergeladen bzw. gelöscht. Alle Inhalte stehen dann in Dropdown Menus zur Auswahl bereit. Nach Einstellung aller gewünschten Inhalte wird die neue Präsentation durch einen Klick auf einen Button in wenigen Sekunden erzeugt.
Eine neue Präsentation ist fertig erstellt und kann gespeichert werden
Als weitere besondere Merkmale bietet die Master Präsentation:
- für alle Folien wird jeweils zufällig ein Themenbild aus dem Pool ausgewählt und eingefügt.
- Auch bei PowerPoint Office 2003 können alle Bilder einfach mit Rechtsklick ausgetauscht werden, ohne dass sich Größe oder Position verändern.
- Je nach Auswahl der Sprache passen sich Texte und Grafiken des Folienmasters automatisch an.
- Eine Grafik für ein Firmenlogo in der Fußzeile kann einfach ausgewählt werden und wird automatisch in Größe und Position optimal angepasst.
